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學校會議預約系統應用解決方案

 二維碼 120
發表時間:2020-04-01 18:03作者:朗歌來源:廣州朗歌網址:http://www.backecaincontri.net

會議預約系統在近幾年不斷發展,為進一步優化學校會議室預約系統,提升會議室使用效率。為解決會議時間沖突問題,共享校園的眾多會議室平臺,解決會議室長期被占用的情況。通過集中數字化控制系統,統一管理和操作,協調工作,可滿足學校會議的各種問題。首先要知道,學校會議預約系統是一個由人和計算機等組成的能進行信息的收集、傳送、儲存、維護和使用的會議管理系統。可以顯示會議室當日安排情況,提升企業形象,最大化利用會議室空間資源。


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在許多校園當中都有很多的大大小小的會議、活動、講座等等,都需要用到學校的會議室。從應用角度考慮,設計以數字化會議為主體的會議室,可進行信息交流、行政會議、視頻會議等多種功能的會議。同時在傳統預約會議室的情況都是需要跑到會議室負責人哪里進行登記查看會議室使用情況,校園會議預訂系統可以很好解決此問題,完善的數字化平臺可以輕松在電腦前、手機前進行會議室的使用情況進行查詢了解。不但方便了預訂人的時間,還減少人員的成本問題。會議室預約系統會議信息模板編輯等功能,可實現會議信息實時顯示引導功能,實時動態的將會議室預定信息,傳遞到每個會議室門口、大廳及樓梯口等公共通道的顯示屏上,實現會議信息發布引導功能。


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學校會議預約系統功能優點:

  1、自主查詢預約:手機端查詢某一時間場地空余情況,選擇教室,查詢結果更直觀、準確,無需向管理員打電話詢問。微信端即可進行預約,無需填寫紙質申請、向管理員打電話,流程簡便,隨時隨地可預約,不受時間和空間的限制。


  2、會議門禁管理:支持手機二維碼簽到、人臉簽到、門禁簽到等功能。系統與教室門禁設備實時互聯,組織者刷臉開啟門禁,無需鑰匙的移交,避免鑰匙丟失、無關人員混入,保證教室安全。


  3、會議信息引導:將會議室預定信息實時傳遞到大廳及樓梯口等公共通道的顯示屏上,信息顯示屏上實時顯示當天的會議室名稱、會議名稱、會議時間、使用部門等預定信息列表,實現會議引導功能。


  4、會議通知提醒:可以通過手機短信、郵件、釘釘、企業微信、公眾號進行會議提醒通知功能,通知包括:會議預訂成功、取消預訂、會議變更、會前15分鐘(時長可設定)提醒、會議結束提醒、通知內容手動填寫(需要參加會議人員提前查看的文檔,例如會議流程、著裝要求、準備材料等)。


  5、統計報表功能:可實現會議室使用統計及費用統計功能,選定時間段內,部門使用明細列表,統計報表, 統計各會議室使用情況,明細列表,使用次數、預訂時長、實際時長、預約準確率、使用率。


  6、會議服務項:勾選實現,茶飲、條幅、資料、姓名牌、用餐等(后臺可添加)。


  7、會議室預定審批:具有自動審批功能。管理員可對用戶提交的會議室申請定單進行審批與調配,以便安排一些重要且緊急的會議。會議審批通過后,系統能夠通過以太網將會議預訂結果自動發送給參會人員及后勤服務部,后勤主管根據需求安排后勤人員進行準備工作,如排位安裝及擺設,茶點布置、水果布置等服務。


  8、會議設備選項:投影、音響、視頻會議設備,投影儀、白板、麥克、激光筆等(后臺可添加)。


  9、會議信息發布模板編輯:可視化模板設計界面,能夠設計、定制豐富的顯示信息。通過模板設計器可以定制會議預訂、企業文化、活動、宣傳等各種的信息顯示模板。


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會議預約系統為校園會議室、多功能教室等數字化的管理提供了解決方案,以往那種通過傳統人力去預約、安排會議的過程逐步將會被淘汰。在高速前進的學校校園中,需要更高效率的會議管理系統,這樣才能不拖教育發展后腿,才能讓實現學校會議室場地的合理分配和利用,提高校園管理效率,促進了智慧校園的建設。朗歌已專注會議預約管理系統十多年,擁有各行業領域的會議室預定系統解決方案,為每個客戶提升會議室的使用率以及方便管理每個會議室的使用情況。歡迎咨詢。

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